Fakturering – så sköter du faktureringen rätt!

Fakturering är en viktig del i varje företags administration. Om man inte ser till att sina fakturor skickas iväg kan man inte få betalt och fortsätta att driva företaget. När du skickar en faktura finns det vissa saker man bör tänka på och saker som måste finnas med. I denna artikel går vi därför igenom vad en faktura är, pappers- eller elektroniskt format på fakturan, vad som måste finnas med på fakturan du skickar till kund och för dig som är intresserad av e-faktura så ger vi dig lite tips och fördelar med att gå över till elektroniskt format. 

Vad är en faktura?

En faktura är ett dokument som man skickar till ett företag eller privatperson med ett betalningskrav för de produkter eller tjänster som de köpt. På fakturan ska det bland annat framgå hur stort belopp som ska betalas samt förfallodatum. Men mer om det lite senare! 

En faktura kan vara i pappers- eller elektronisk format. Elektroniska fakturor kallas e-faktura och skiljer sig från pappersfakturor. En skannad pappersfaktura gills inte som en e-faktura utan en e-faktura måste uppfylla de regelverk som finns.

Sedan 1 april 2019 måste alla köp faktureras med e-faktura inom den offentliga sektorn. Om ditt företag väljer att gå över till e-faktura är det viktigt att man hör med sina kunder och kontrollerar att de har program som kan ta emot e-fakturorna du skickar. 

Fördelar med e-faktura

Allt fler företag väljer att använda sig av e-fakturor och fördelarna är många. En stor fördel med e-fakturor är att man tar bort den mänskliga felfaktorn som kan ske när man skriver en faktura manuellt. Man behöver inte oroa sig att fel belopp skulle vara skrivit eller att mottagaren kan misstolka fakturan pga dåligt skannade faktura bilder.

Genom att sköta sin fakturering elektroniskt sparar man även mycket tid. All kundinformation finns redan sparat i faktureringssystem och du kan lätt skapa nya fakturor att skicka iväg. Tiden att skicka fakturan minskas även drastiskt och du kan på så vis även får betalt snabbare genom att fakturan når kunden inom bara några minuter efter du har tryckt på “skicka”. 

Att skicka med post har sina risker då det kan bli fördröjningar eller att brevet med fakturan kommer bort i posten. Med e-faktura är du säker på att fakturan når mottagaren direkt och det minskar även risken för bluffakturor. Till sist är det mycket mer miljövänligt med e-fakturor. Man slipper skriva ut massor med papper och mindre transporter och miljöutsläpp. När du har skickat en elektronisk faktura ska den sparas digitalt så du slipper även arkivera alla pappersfakturor.

Skapa en faktura

En faktura kan skapas både manuellt eller i ett faktureringsprogram. Det finns såklart fördelar med att skapa en faktura i ett faktureringsprogram då du får tillgång till bland annat artikelregister och kan designa fakturan så den lätt blir igenkänd genom att inkludera företagets logotyp på högst upp på fakturan. Men för dig som inte har tillgång till faktureringsprogram och kanske skickar fakturor mer sällan kan man skapa egna fakturor genom att använda en fakturamall som man fyller i eller så skapar man ett eget dokument i Word där man inkluderar all information som en faktura ska innehålla. 

Vad ska en faktura innehålla?

För att en faktura ska vara godkänd krävs det att den innehåller viss information. På fakturan ska det tydligt framgå:

• Datumet när fakturan utfärdades ska finnas på fakturan
• Fakturanummer
• Ditt företags momsregistreringsnummer
• Ditt namn och adress
• Köparens namn och adress
• Produkt eller tjänstens omfattning och art
• Specifikation som beskriver vad fakturan omfattar
• Pris
• När produkten eller tjänsten såldes
• Beskattningsunderlag
• Momssatsen
• Om det är momsfri försäljning eller hur mycket moms som ska betalas

Det bör även finnas med:

• Betalningsvillkor
• Plus- och bankgiro
• Om ditt företag har F-skatt
• Om det är kreditfaktura eller delfaktura
• Leveransvillkor
• Hänvisning till beställningar

Glöm inte att spara alla fakturor för din egna bokföring!

Vad är en förenklad faktura?

Om beloppet inte överstiger 4000 kr kan man göra en så kallad förenklad faktura. En förenklad faktura behöver inte ha lika många uppgifter som en vanlig faktura för att den ska vara giltig. Förenklad faktura kan vara bra för den som kanske inte har de tekniska möjligheter att skapa fakturor i ett faktureringsprogram. På den förenklade fakturan måste det finnas med:

• Datum för utfärdandet av fakturan
• Produkt eller tjänst som sålts
• Vem som är försäljare
• Fakturabeloppet (högst 4000 kr inkl. moms)
• Uppgifter om moms om det går att beräkna

Vad är en kontantfaktura?

En kontantfaktura är som ett kvitto på ett köp. När en person köper en produkt eller tjänst av dig är du som företagare skyldig att ge ett kvitto som verifikation för köpet. Om företaget använder sig av ett kassasystem så får man kvittot därifrån direkt som man ger till kunden. 

Men om man inte har tillgång till ett kassasystem och man normalt sett skickar fakturor så kan man i de fall där kunden vill betala kontant direkt skicka en kontantfaktura. Många företag som använder sig av swish betalning väljer kontantfaktura till kunderna som handlar av dem på plats. 

Sammanfattning

Har du fler frågor kring fakturering eller vill ha råd gällande ett bra faktureringssystem är du varmt välkommen att kontakta oss. Vi har bred kompetens inom fakturering och kan hjälpa dig välja rätt faktureringsprogram för just ditt företags behov.

Relaterade Artiklar:

1. Dags att Deklarera 2021: Viktig information och råd inför deklarationen för år 2021. Läs om deklarationstips

2. Bokslut Enskild Firma Steg för Steg: En omfattande guide för att genomföra bokslut i en enskild firma. Följ bokslutsguiden

3. Årsbokslut Handelsbolag: Information och stöd för att genomföra årsbokslut för handelsbolag. Läs om årsbokslut för handelsbolag

4. Leverantörsskuld – Vad Händer om Jag Inte Kan Betala Mina Skulder?: En guide om hantering av leverantörsskulder och vad som händer om man inte kan betala. Förstå leverantörsskulder

5. Kundfordran – Få Betalt av Dina Kunder: Strategier för att säkerställa att du får betalt för dina tjänster eller produkter. Hantera kundfordringar